空色堂の研究室。空色堂ラボ。

「Evernote(エバーノート)」は「ノートブック」と「タグ」を使い分けてスッキリ整理する!

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こんにちは、空色堂(@SorairodoJP)です。

先日、部屋の掃除をしていたら、昔の手帳が出てきました。

パラパラとめくりながら眺めていると、懐かしい思い出がたくさんよみがえります。

10年位前までは、紙の手帳にスケジュールを書いていたんですね。

習慣になってしまっていた為か、しばらくの間は、紙の手帳と、スマホの両方でスケジュール管理をしていました。

しかし5年ほど前からは、紙の手帳を使うのをやめて、スマホとGoogleカレンダーの連携だけで済ませるようになりました。

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紙の手帳でメモをとることから、「Evernote(エバーノート)」に記録するように

もちろん生活や仕事のスタイルで、紙の手帳を使用したほうが良い場合も有りますが、私の場合は、紙の手帳をやめて、結果メリットは大きかったと思っています。

メリットの1つに「Evernote(エバーノート)」があります。

この記事を読んでいただいているみなさんも、すでに利用してるかと思います。

メモや、気になったWebサイト、写真、PDFファイルなど、様々なものを「Evernote」に投げ込んでおき、必要な際に、後から検索して使うというものです。

データーはインターネット上で保管されていますから、データーを保存したり、検索したりするのに、場所や端末の制限がほぼありません。

どこからでも、自分専用のデータベースにアクセスできて、必要な情報の出し入れができてしまいます。

Evernoteに登録

今回は、「Evernote」の使い方について、私がどのように整理しているかをまとめます。

「Evernote」は様々な機能がありますが、ごく簡単で基本的な整理の考え方として参考になればと思います。

数が増えてあふれる「ノート」

「Evernote」を使い始めてしばらくすると、あれもこれも情報を投げ込み、「ノート」(「Evernote」での情報の最小単位。メモ帳の紙1枚に相当)の数が増えていきます。

そうすると、数ある「ノート」の海の中から、自分が必要になった「ノート」を効率よく探しだして来るのが難しくなっていきます。

そこで、整理の方法として用意されているのが、「ノートブック」と「タグ」の機能です。

「Evernote」で情報を整理する際のポイントは「ノートブック」と、「タグ」の使い分け

結論から書くとポイントは、「ノートブック」と、「タグ」の使い分けです。

これだけマスターすれば、基本的な使い方で困ることは少ないかと思います。

しかし、「ノート」、「ノートブック」、「タグ」という用語で用意されても、普段なじみの無い私達には今ひとつピンときません。

「ノート」は1枚のメモ用紙

それぞれの情報はノートに記載していきます。

文字を書いたり、写真を貼り付けたりできます。

ノート

「ノートブック」はクリアファイル

実際の書類でも、クリアファイルやバインダーなどに入れて整理する方が多いと思います。

「Evernote」の「ノートブック」も同じようなイメージのものです。

分類ごとに「ノートブック」を作って、保管しておくことができます。

しかし、ノートは1枚の紙なので、複数のノートブック(クリアファイル)に同時に保存しておくことができません。(同じものをコピーすれば別ですが…)

ノートブック

「タグ」は付箋紙

「Evernote」の「タグ」はポストイットなど付箋紙のイメージです。

1枚の紙に複数の付箋紙を貼ることができるように、1つの「ノート」に複数の「タグ」を貼り付けておくことができます。

初心者で、使い方がよくわからないという人は、当面はとりあえず「タグ」だけでも何とかなってしまいます。

タグ

必要な「ノート」を探し出す

「ノートブック」(クリアファイル)と、「タグ」(クリアファイル)に付けた名前を元に、目的とする「ノート」を探し出します。

これら「ノートブック」(クリアファイル)や、「タグ」(クリアファイル)を使わずに、1つの入れ物に、ドサッと放り込んでおいても、それなりに検索はできますが、のちのち「ノート」の数が増えることを考えると、今のうちから、「ノートブック」(クリアファイル)や、「タグ」(クリアファイル)を使っておくことをオススメします。

ノートブック&タグ

「ノートブック」と「タグ」で分類する際の考え方

「ノート」を新しく作るたびに、「ノートブック」や「タグ」を決めます。

「ノートブック」はどれかひとつだけにしか入れられませんので、「男性」と「女性」のように、どちらか片方にしか属することができない分類に使います。

一方の「タグ」は、1つの「ノート」に対して、複数設定ができますので、比較的自由に付けることができます。

具体的な分類方法のイメージ

引き続き身近なもので、例えてみましょう。

たとえば、コンビニの商品を分類してみましょう。

ジュース

お弁当

雑誌

電池

3色ボールペン

この5種類の分類をするとした場合、

どれか1つに分類される「ノートブック」で分ける場合は、メーカーなどで分類する事ができます。

A社の商品でありながら、B社の商品ということはあまり考えづらいので、基本的にはどれか1つに分類することができます。

「食品」と「日用品」と「文具」などの分け方もできそうです。

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一方の「タグ」は、1つのものに複数付けることができます。

「赤」「青」「黒」などの色で「タグ」を作った場合、3色ボールペンには3枚のタグが付けられます。

雑誌や、お弁当なども複数の色の「タグ」が付けられそうです。

もしくは、どの世代のお客さんに人気がある商品化という分類で、「10代男性」「10代女性」「20代男性」「20代女性」「30代男性」「30代女性」というような「タグ」を用意した場合。

マンガ雑誌Aには、「10代男性」「20代男性」のタグが付き、ファッション雑誌Bには「20代女性」「30代女性」というような分類の「タグ」を付けられそうです。

「ノートブック」「タグ」を元に必要なモノを検索

具体的な商品名や雑誌の名前そのものズバリがわかっている場合には、「ノートブック」「タグ」を使わずに、検索することも容易ですが、数が増えてくるとすべての名前を記憶しておくことは難しくなってきます。

そこで、「ノートブック」「タグ」を元に必要なモノを検索をすることになります。

検索したいものとして、「20代女性」に人気のある、「赤」いものという「タグ」を使った検索した場合、ファッション雑誌や、3色ボールペン、コーラなどが複数が出てくる可能性があります。

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そこで「ノートブック」の項目でさらに絞りこんで、メーカー名や「食品」と「日用品」と「文具」などの商品ジャンルを加える事で、探している目的の商品をピックアップすることができます。

今回は身近なコンビニの商品で例えましたが、みなさんが「Evernote」に放り込んでおく、ひとつひとつの「ノート」に関しても同じ考え方です。

旅行写真の場合だと…

AさんとBさんと一緒に旅行に行った写真に、京都のお寺で抹茶を飲んだものが有った場合、たとえば次のような「ノートブック」と「タグ」を付けて「Evernote」に投げ込んでおきます。

【ノートブック】=「写真」

【タグ】=「Aさん」「Bさん」「京都」「お寺」「抹茶」

後日、この1枚の写真を探したいと思い、外出先でスマホから「Evernote」にアクセスした場合、「ノートブック」=「写真」で検索しただけだと、他の写真も検索結果に含まれて、探すのは苦労しそうです。

しかし、記憶の中に、「Aさん」と一緒に行ったという思い出や、どこだか忘れたけど「お寺」というキーワードが出てくると、写真の数はだいぶ絞り込まれ、目的の写真にたどり着くのも容易になるはずです。

使い方は人それぞれ、まずは使ってみよう!

今回は基本的な使い方の例を紹介しましたが、人それぞれの分類方法で使いこなすこともできるかと思います。

途中から変更もできますので、「ノートブック」や「タグ」もぜひ利用してみてください。

きっとあなたにピッタリの使い方が見つかるはずです。

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